Mentions légales & politique de confidentialité
1. Mentions légales
Éditeur du service
Le service Prolys est édité par CFAED, entreprise individuelle (EI) représentée par Yanis BENMAIZA.
| Nom commercial | CFAED |
|---|---|
| Marque exploitée | Prolys |
| Forme juridique | EI |
| Représentant légal | Yanis BENMAIZA |
| Directeur de la publication | Yanis BENMAIZA |
| SIRET | 849 635 214 00018 |
| SIREN | 849 635 214 |
| Adresse | 541 rue Pierre Mendès France, 73300 Saint-Jean-de-Maurienne, France |
| Contact | contact@prolys.fr |
Hébergement
Les données de Prolys (base de données, authentification, stockage de fichiers et fonctions serveur) sont hébergées en France, à Roubaix, sur l'infrastructure cloud souveraine d'OVHcloud. Elles ne font l'objet d'aucun transfert hors du territoire français et sont placées sous le seul droit français et européen.
Propriété intellectuelle
L'ensemble des éléments composant le service Prolys (code source, interface, identité graphique, textes, logos) est protégé par le droit de la propriété intellectuelle. Toute reproduction ou réutilisation sans autorisation préalable écrite de l'éditeur est interdite.
2. Politique de confidentialité
La présente politique de confidentialité décrit la manière dont Prolys collecte, utilise et protège les données personnelles des utilisateurs du service, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD, règlement UE 2016/679) et à la loi française Informatique et Libertés modifiée.
Responsable du traitement
CFAED (Yanis BENMAIZA), 541 rue Pierre Mendès France, 73300 Saint-Jean-de-Maurienne, contact : contact@prolys.fr.
Données collectées
Selon votre rôle au sein de l'établissement qui vous donne accès à Prolys (prestataire, coordinatrice, gestionnaire, directeur ou enseignant), nous collectons les catégories de données suivantes :
- Identité : nom, prénom, adresse email, téléphone (optionnel).
- Profil : rôle attribué au sein de l'établissement, établissement de rattachement.
- Données pédagogiques (accès selon rôle) : classes, élèves, présences, taux d'assiduité, anomalies détectées sur feuilles d'émargement.
- Données professionnelles (enseignants) : taux horaire, heures déclarées et validées, clôtures mensuelles.
- Données de connexion : adresse IP, type de navigateur, horodatages des actions sensibles (audit trail).
- Stockage local (localStorage) : préférences d'interface et cache temporaire. Aucun cookie tiers, aucun traceur publicitaire.
Détail des données et de leur caractère obligatoire
Le tableau ci-dessous recense l'intégralité des données que Prolys est susceptible de traiter, en distinguant celles nécessaires à son fonctionnement (« Recueillie ») de celles laissées au libre choix du centre (« À la discrétion »). Prolys n'accepte aucune autre donnée que celles listées ci-dessous, et ne traite en aucun cas de données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD. Il appartient au centre de formation, avec l'appui de son délégué à la protection des données (DPO), de veiller au respect du principe de minimisation. Lorsqu'il dépose dans Prolys des données concernant des formateurs, apprenants ou entreprises, le centre de formation, responsable de traitement, est tenu d'en informer les personnes concernées.
| Donnée | Statut |
|---|---|
| Apprenants | |
| Nom, prénom | Recueillie |
| Signature (émargement numérisé) | Recueillie |
| Assiduité (présences, absences) | À la discrétion |
| Adresse électronique | À la discrétion |
| Enseignants | |
| Nom, prénom | Recueillie |
| Planning d'interventions | Recueillie |
| Heures réalisées / prévues, absences, remplacements | Recueillie |
| Signature (émargement numérisé) | Recueillie |
| Adresse électronique professionnelle | À la discrétion |
| Statut (titulaire, vacataire, contractuel) | À la discrétion |
| Quota d'heures annuel | À la discrétion |
| Taux horaire indicatif par formation | À la discrétion |
| Sites de formation | |
| Plannings des classes | Recueillie |
| Entreprises | |
| Adresse électronique | À la discrétion |
| Nom du référent | À la discrétion |
| Signature | À la discrétion |
| Utilisateurs (coordination, gestion, direction) | |
| Nom, prénom | Recueillie |
| Adresse électronique professionnelle (identifiant de connexion) | Recueillie |
| Rôle | Recueillie |
| Signature | À la discrétion |
| Cachet | À la discrétion |
Apprenants mineurs
Les centres de formation utilisant Prolys accueillent des apprentis dès l'âge de 15 ans. Le traitement des données des apprenants (identité, assiduité) repose sur l'exécution de la mission de formation de l'établissement, responsable de traitement, à qui il appartient de qualifier la base légale applicable et d'informer les apprenants et leurs représentants légaux.
La saisie d'une adresse électronique pour un apprenant n'est pas obligatoire dans Prolys : elle relève du libre choix du centre de formation. Pour les apprenants mineurs, Prolys recommande de privilégier l'envoi des communications à l'entreprise d'accueil ou au représentant légal plutôt qu'au mineur lui-même. La décision finale relève de l'appréciation du centre de formation.
Finalités du traitement
- Suivi de la qualité de la formation et conformité Qualiopi.
- Gestion administrative et pédagogique des parcours.
- Émargements et alertes d'assiduité.
- Consolidation et validation des heures réalisées par les formateurs.
- Sécurité du service (logs de connexion, audit trail des actions sensibles).
Base légale du traitement
Les traitements reposent, selon le cas, sur les fondements suivants (article 6 RGPD) :
- Exécution d'un contrat — contrat de formation professionnelle ou contrat de travail enseignant.
- Obligation légale — Qualiopi, code du travail (notamment article L6353-9), code de l'éducation.
- Intérêt légitime — sécurité de l'application, supervision des erreurs techniques.
Durées de conservation
| Catégorie | Durée |
|---|---|
| Données pédagogiques (présences, notes, suivi formation) | Durée de la formation + 3 ans (art. L6353-9 code du travail, Qualiopi) |
| Données comptables (facturation) | 10 ans (code de commerce) |
| Logs de connexion | 12 mois (CNIL délibération 2006-066) |
| Logs de supervision technique (erreurs) | 90 jours |
| Logs d'envoi d'emails | 24 mois (audit RGPD des envois) |
Sous-traitants (article 28 RGPD)
L'hébergement et le traitement des données s'effectuent en France. Prolys fait appel aux sous-traitants suivants, chacun lié à CFAED par un accord de traitement de données (DPA) conforme au RGPD.
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| OVHcloud | Hébergement de la base de données, authentification, stockage de fichiers et fonctions serveur | France — Roubaix |
| Brevo | Envoi des emails du service (notifications, alertes, support) | France |
Les données des apprenants sont hébergées et traitées exclusivement en France (OVHcloud, Roubaix). Le chargement de l'interface s'appuie sur un service technique (Vercel) qui ne traite aucune donnée d'apprenant, et la supervision des erreurs (Sentry) n'accède à aucune donnée métier.
Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès à vos données personnelles.
- Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») — dans les limites des obligations légales de conservation (Qualiopi, comptabilité, etc.).
- Droit à la limitation du traitement.
- Droit d'opposition au traitement.
- Droit à la portabilité de vos données.
- Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).
Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@prolys.fr ou adressez-vous à la coordination de votre établissement.
Cookies et traceurs
- Aucun cookie tiers n'est déposé par Prolys.
- Aucun traceur publicitaire ou analytics tiers (Google Analytics, Meta Pixel, etc.) n'est utilisé.
- Le stockage local du navigateur (localStorage) est utilisé uniquement pour le cache d'interface et vos préférences personnelles — exonéré du consentement préalable (article 82 de la loi Informatique et Libertés).
- Les cookies techniques de session (authentification) sont strictement nécessaires au fonctionnement et donc exonérés du consentement.
Sécurité
- Connexions HTTPS systématiques (TLS 1.2+).
- Authentification par jetons signés ; mots de passe stockés de façon chiffrée (hachage).
- Cloisonnement multi-tenant strict : chaque établissement n'accède qu'à ses propres données.
- Audit trail des actions sensibles (validation, clôture, suppression).
- Supervision technique continue des erreurs.
Modifications de la présente politique
La présente politique peut être mise à jour pour refléter une évolution des traitements ou de la réglementation. Toute mise à jour fait l'objet d'un incrément de version (1.0, 1.1, etc.) et vous est notifiée lors de votre prochaine connexion, avec demande d'acceptation explicite.
3. Conditions d'utilisation
Objet
Les présentes conditions définissent les modalités d'utilisation du service Prolys par les utilisateurs autorisés des établissements clients.
Accès au service
L'accès au service est strictement réservé aux utilisateurs disposant d'un compte personnel attribué par l'établissement qui leur donne accès à Prolys. Vos identifiants de connexion sont personnels et confidentiels : vous êtes responsable de leur conservation et ne devez en aucun cas les partager.
Obligations de l'utilisateur
- Utiliser le service conformément à sa destination professionnelle.
- Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité.
- Signaler sans délai tout incident de sécurité (compte compromis, suspicion d'accès non autorisé).
- Respecter la confidentialité des données auxquelles vous avez accès dans le cadre de vos fonctions.
Propriété intellectuelle
L'utilisateur dispose d'un droit d'usage personnel et non exclusif du service. Aucune cession de droit de propriété intellectuelle n'est consentie. Les données saisies par l'utilisateur restent la propriété de l'établissement de rattachement.
Responsabilité
CFAED met en œuvre les moyens techniques et organisationnels nécessaires pour assurer la disponibilité et la sécurité du service. Sa responsabilité ne saurait être engagée en cas d'indisponibilité due à un cas de force majeure, à une défaillance d'un sous-traitant indépendant, ou à un usage non conforme du service par l'utilisateur.
Droit applicable
Les présentes conditions sont régies par le droit français. Tout litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution relève de la compétence des tribunaux français.